Оцифровка и сканирование документов для бизнеса без ручной операционной нагрузки
Принимаем входящую корреспонденцию и архивные документы, сортируем, сканируем, называем файлы по вашей системе, готовим электронный архив, реестры и согласованный порядок работы с бумажными оригиналами.
Для входящей корреспонденции
Организуем прием бумажной почты, регистрацию, первичную сортировку и сканирование писем, уведомлений, извещений и приложений.
Для бумажных архивов
Разбираем архивные документы компании, сортируем по видам, клиентам, объектам, периодам или подразделениям и переводим в электронный вид.
Для регулярного документооборота
Настраиваем понятный регламент: какие документы сканировать, куда передавать файлы, как называть документы и как работать с оригиналами.
Оцифровка не заканчивается нажатием кнопки «сканировать»
Для B2B-задач важны не только сканы, но и порядок: прием, сортировка, единые имена файлов, электронный архив, статусы, реестры и понятная судьба бумажных оригиналов.
Прием и сортировка
- прием входящей документации;
- разбор корреспонденции и архивных партий;
- сортировка по видам документов и правилам заказчика.
Сканирование и файлы
- сканирование документов и приложений;
- подготовка электронных копий;
- присвоение уникальных названий по системе клиента.
Архив и передача
- структура папок и электронный архив;
- передача в личный кабинет, ЭДО, API или защищенный канал;
- реестр обработанных документов.
На выходе - не набор случайных PDF, а управляемый электронный архив
Вы получаете документы в согласованной структуре, с понятными названиями файлов, реестрами, статусами обработки и правилами дальнейшей работы с оригиналами.
Что можно оцифровывать
- входящую бумажную корреспонденцию;
- деловые письма, уведомления, извещения и приложения;
- документы от контрагентов;
- архивные документы компании;
- партии документов, которые нужно разобрать по клиентам, объектам, периодам или подразделениям.
Стоимость зависит от объема, типа документов и требований к архиву
Перед расчетом важно понять не только количество листов, но и правила сортировки, качество сканов, имена файлов, канал передачи и порядок работы с оригиналами.
Запускаем процесс по понятному регламенту
Согласуем правила
Определяем объем, виды документов, качество сканов, структуру архива, имена файлов и формат отчетности.
Принимаем документы
Организуем прием входящей почты или партии архива, регистрируем и сортируем материалы по правилам клиента.
Сканируем и собираем архив
Выполняем сканирование, называем файлы, раскладываем их по папкам и готовим электронный архив или передачу в систему.
Передаем результат
Передаем файлы, реестры, статусы и комментарии по проблемным позициям. По оригиналам действуем по согласованному порядку.
Опишите объем документов - предложим схему работ
Можно начать с пилотной партии или сразу согласовать регулярное обслуживание входящей корреспонденции и бумажного архива.